POLÍTICA DE PRIVACIDADE

Histórico das alterações

Elaboração, verificação e aprovação

Estabelecer os princípios, as diretrizes e os compromissos da Associação Paranaense de Engenheiros Florestais - APEF quanto à privacidade e à proteção dos dados pessoais que trata no exercício de suas atividades associativas, institucionais, técnicas, financeiras, de comunicação e de eventos, em conformidade com a Lei Federal nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e com as regulamentações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Esta Política é o documento de referência do Sistema de Gestão da APEF em matéria de proteção de dados. É operacionalizada pelo procedimento APEF-12 - Tratamento e Controle de Dados Pessoais, integra o eixo 6.6 do APEF-14 - Plano de Atualização Tecnológica APEF 4.0 e é publicada, em versão resumida e de linguagem acessível, no site institucional www.apef-pr.org.br.

Esta Política aplica-se a todo tratamento de dados pessoais realizado pela APEF ou em seu nome, em meio físico ou digital, e vincula a Diretoria Executiva, o Conselho Deliberativo e Fiscal, a Secretaria APEF, a área de Comunicação e Marketing, comitês, comissões, representantes, voluntários, prestadores de serviços e operadores.

São titulares abrangidos, entre outros: associados e ex-associados; candidatos à associação; participantes de eventos, cursos e projetos; usuários do site e da Área do Associado; dirigentes, conselheiros e candidatos em processos eleitorais; profissionais e pessoas que se relacionam com a APEF no exercício da representação da classe; fornecedores e prestadores de serviços pessoas físicas; e pessoas que utilizam os canais de contato, ética e acolhimento da Associação.

Aplicam-se as definições do art. 5º da LGPD e do item 3 do APEF-12, em especial: dado pessoal, dado pessoal sensível, titular, tratamento, controlador, operador, encarregado, consentimento, anonimização, eliminação e incidente de segurança. Para os fins desta Política, “Canal de Privacidade” é o meio disponibilizado pela APEF para que titulares exerçam seus direitos e comuniquem-se com a Associação sobre proteção de dados.

Todo tratamento de dados pessoais pela APEF observa a boa-fé e os princípios do art. 6º da LGPD:

• Finalidade e adequação: os dados são tratados para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, compatíveis com as finalidades institucionais previstas no Estatuto Social.
• Necessidade (minimização): coleta-se apenas o mínimo necessário à finalidade; formulários físicos e digitais são revisados periodicamente para eliminar campos dispensáveis.
• Livre acesso e transparência: o titular tem acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados, por meio desta Política, dos avisos de privacidade e do Canal de Privacidade.
• Qualidade dos dados: os cadastros são mantidos exatos, claros e atualizados, com apoio do próprio titular.
• Segurança e prevenção: adotam-se medidas técnicas e administrativas proporcionais ao risco, conforme item 12.
• Não discriminação: nenhum tratamento é realizado para fins discriminatórios, ilícitos ou abusivos.
• Responsabilização e prestação de contas: a APEF mantém registros e evidências que demonstram o cumprimento desta Política, auditáveis pelo Sistema de Gestão.

Nas operações em que decide sobre finalidades e meios do tratamento, a APEF atua como controladora:

A APEF enquadra-se como agente de tratamento de pequeno porte, na condição de pessoa jurídica de direito privado sem fins lucrativos, nos termos da Resolução CD/ANPD nº 2/2022. Por essa razão está dispensada da designação obrigatória de Encarregado, mantendo, contudo, o Canal de Privacidade acima como meio de comunicação com titulares e com a ANPD (art. 11 da referida Resolução). A Diretoria Executiva poderá, a qualquer tempo, designar formalmente um Encarregado, com registro no Sistema de Gestão e divulgação no site, observada a Resolução CD/ANPD nº 18/2024.

A APEF trata dados pessoais nos processos a seguir. O detalhamento de cada operação (origem, acessos, compartilhamentos e retenção) é mantido na Matriz/Registro das Operações de Tratamento prevista no APEF-12, Anexo 1.

Cada operação de tratamento possui finalidade determinada e base legal registrada na Matriz de Tratamento, dentre as hipóteses dos arts. 7º e 11 da LGPD. Aplicam-se as seguintes regras:

• a aceitação genérica dos Termos de Uso ou desta Política não é utilizada como consentimento indiscriminado; quando o consentimento for a base legal, ele é livre, informado, inequívoco, destacado e vinculado a finalidade específica, podendo ser revogado gratuitamente a qualquer tempo;
• o legítimo interesse é utilizado somente após avaliação de necessidade, expectativa do titular e adoção de salvaguardas, e nunca para dados pessoais sensíveis;
• o tratamento de dados sensíveis limita-se às hipóteses do art. 11 da LGPD, com controles reforçados e acesso restrito;
• o tratamento de dados de crianças e adolescentes, quando eventualmente ocorrer em eventos ou projetos, observa o melhor interesse do menor e a participação dos responsáveis legais quando exigida (art. 14 da LGPD).

O site da APEF utiliza cookies e tecnologias semelhantes para garantir seu funcionamento, manter sessões autenticadas na Área do Associado e produzir estatísticas de acesso. Os cookies são classificados em:

• Necessários: indispensáveis ao funcionamento e à segurança do site; não dependem de consentimento.
• Estatísticos/analíticos: medem audiência e desempenho de forma agregada; utilizados com base em legítimo interesse ou consentimento, conforme a ferramenta.
• De terceiros: inseridos por serviços integrados (vídeos, redes sociais, formulários, meios de pagamento), sujeitos às políticas de seus fornecedores.

O usuário pode gerenciar ou bloquear cookies nas configurações do navegador, ciente de que o bloqueio de cookies necessários pode comprometer funcionalidades. O aviso de cookies do site e a relação dos cookies em uso são mantidos pela Secretaria APEF em conjunto com o fornecedor de hospedagem e desenvolvimento (AZ Sistemas), que declara utilizar apenas cookies técnicos e, quando habilitados, cookies de serviços de terceiros integrados; a relação específica é verificada no ambiente em produção e registrada na Matriz de Tratamento, conforme o Guia Orientativo da ANPD sobre cookies e proteção de dados pessoais.

A APEF compartilha dados pessoais somente quando necessário à finalidade, com fundamento legal e mediante obrigações de confidencialidade e segurança, com as seguintes categorias de destinatários:

O site institucional e a Área do Associado são hospedados em servidor dedicado localizado no Brasil (datacenter HostDime Brasil, sob responsabilidade da AZ Sistemas), de modo que os dados ali armazenados não são transferidos para o exterior por essa via. Alguns fornecedores de tecnologia utilizados pela APEF (serviços de e-mail, armazenamento em nuvem, redes sociais e ferramentas de comunicação) podem armazenar ou processar dados em servidores localizados fora do Brasil. Nesses casos, a APEF contrata apenas fornecedores que ofereçam garantias de proteção compatíveis com a LGPD, por meio de cláusulas-padrão contratuais ou outros mecanismos previstos no art. 33 da LGPD e na Resolução CD/ANPD nº 19/2024.

Os dados pessoais são mantidos apenas pelo tempo necessário ao cumprimento da finalidade, de obrigações legais e ao exercício regular de direitos, conforme critérios abaixo, detalhados na Matriz de Tratamento:

Findo o prazo, os dados são eliminados de forma segura (exclusão lógica definitiva ou destruição física) ou anonimizados, com registro na Matriz de Tratamento.

A APEF adota medidas técnicas e administrativas proporcionais ao seu porte e aos riscos envolvidos, incluindo:

• uso de contas e repositórios institucionais, com credenciais individuais, senhas robustas e autenticação multifator quando disponível;
• controle de acesso pelo princípio do menor privilégio, com revisão de permissões a cada ingresso, mudança de função ou desligamento;
• cópias de segurança periódicas e controle de versões conforme APEF-10 e APEF-14;
• hospedagem do site em servidor dedicado, em datacenter certificado (Tier III, ISO 27001/27017/27018/27701), com conexão segura (HTTPS/TLS), firewall e filtragem de tráfego, bloqueio de tentativas sucessivas de autenticação, mitigação de ataques de negação de serviço na camada de infraestrutura, registro de logs, atualização dos componentes e backup diário armazenado em ambiente separado do servidor de produção - conforme Declaração de Segurança Cibernética, Infraestrutura, Backup e Cookies emitida pela AZ Sistemas, mantida pela Secretaria como evidência (APEF-12, item 5.7);
• proteção de documentos físicos e descarte por método que impossibilite a recuperação;
• termos de confidencialidade para dirigentes, colaboradores, voluntários e prestadores com acesso a dados pessoais;
• treinamento e conscientização periódicos (item 17).

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode, a qualquer momento e mediante requisição, obter da APEF:

1. confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus dados;
2. correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
3. anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
4. portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, observada a regulamentação;
5. eliminação dos dados tratados com base no consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação;
6. informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais a APEF compartilhou seus dados;
7. informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;
8. revogação do consentimento;
9. oposição a tratamento realizado com fundamento em outra base legal, em caso de descumprimento da LGPD.

Como exercer

As solicitações devem ser dirigidas ao Canal de Privacidade (item 5). A APEF poderá solicitar a confirmação da identidade do requerente para evitar acesso indevido. As solicitações são registradas no formulário do Anexo 2 do APEF-12 e respondidas: (i) em formato simplificado, imediatamente; ou (ii) por declaração completa, em até 15 dias contados do recebimento (art. 19 da LGPD). O titular pode ainda apresentar reclamação à ANPD (www.gov.br/anpd).

Qualquer pessoa vinculada à APEF deve comunicar imediatamente à Secretaria suspeitas ou ocorrências de acesso não autorizado, perda, alteração, divulgação ou destruição de dados pessoais. Os incidentes são registrados (APEF-12, Anexo 3), avaliados quanto ao risco e tratados com medidas de contenção e correção.

Incidentes que possam acarretar risco ou dano relevante aos titulares são comunicados à ANPD e aos titulares afetados no prazo de 3 dias úteis contados do conhecimento, com o conteúdo mínimo exigido pela Resolução CD/ANPD nº 15/2024. A Diretoria Executiva delibera sobre incidentes relevantes e sobre as medidas corretivas correspondentes.

A contratação de operadores (hospedagem, sistemas, nuvem, contabilidade, comunicação, pagamentos) prevê, conforme a natureza e o risco do serviço, obrigações de confidencialidade, segurança, tratamento conforme instruções da APEF, comunicação de incidentes, cooperação no atendimento a titulares e devolução ou eliminação dos dados ao término do contrato. A Secretaria mantém relação atualizada dos operadores e das respectivas evidências contratuais.

A APEF realiza, ao menos uma vez por gestão e sempre que houver ingresso de novos dirigentes, colaboradores ou alteração relevante nos processos, treinamento sobre LGPD, segurança da informação e uso responsável dos recursos digitais, dirigido à Diretoria, ao Conselho, à Secretaria e aos responsáveis pelos processos. São mantidos como registro o programa, o material, a lista de presença e a avaliação de eficácia, conforme ação 06 do APEF-14.

Esta Política é aprovada pela Diretoria Executiva, incluída na Lista Mestra do Sistema de Gestão (APEF-10) e publicada no site institucional em versão resumida, acompanhada dos Termos de Uso e do aviso de cookies, com indicação de versão e data da última atualização. Alterações relevantes são comunicadas aos associados pelos canais institucionais.

A Política entra em vigor dez dias após a data de sua aprovação e é revisada no prazo máximo de 2 (dois) anos, ou antes, sempre que houver alteração na legislação ou regulamentação, nos processos, sistemas, riscos, finalidades de tratamento ou estrutura da APEF.

Constituem registros associados a esta Política, mantidos no repositório oficial da APEF com acesso compatível com sua classificação: Matriz/Registro das Operações de Tratamento; registros de consentimento e revogação; registros de solicitações de titulares e respostas; registros de incidentes; contratos e termos com operadores; declaração de segurança do fornecedor de hospedagem do site; termos de confidencialidade; materiais, listas de presença e avaliações de treinamentos; evidências de publicação da Política no site; registros de auditorias, não conformidades e ações corretivas.

• Lei Federal nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
• Lei Federal nº 12.965/2014 - Marco Civil da Internet.
• Resolução CD/ANPD nº 2/2022 - Regulamento de aplicação da LGPD para agentes de tratamento de pequeno porte.
• Resolução CD/ANPD nº 15/2024 - Regulamento de Comunicação de Incidente de Segurança.
• Resolução CD/ANPD nº 18/2024 - Regulamento sobre a atuação do Encarregado.
• Resolução CD/ANPD nº 19/2024 - Transferência Internacional de Dados.
• Guia Orientativo ANPD - Cookies e Proteção de Dados Pessoais.
• APEF-10 - Elaboração e Controle de Documentos; APEF-12 - Tratamento e Controle de Dados Pessoais; APEF-14 - Plano de Atualização Tecnológica APEF 4.0 - revisões vigentes.
• Estatuto Social, Regimento Interno e Código de Ética e Conduta da APEF - versões vigentes.
• Caderno do Participante - 19º Prêmio Crea-PR da Qualidade (PCQ 2026), itens 11.40 a 11.43.

Esta Política integra o Sistema de Gestão da Associação Paranaense de Engenheiros Florestais e é administrada pela Secretaria APEF, com acompanhamento da Diretoria Executiva. Sua emissão, revisão, disponibilização e arquivamento seguem o APEF-10 - Elaboração e Controle de Documentos.

A aprovação e a publicação desta Política formalizam a política de proteção de dados pessoais da APEF e constituem evidência do Sistema de Gestão para o item 11.41 do 19º Ciclo do Prêmio Crea-PR da Qualidade - PCQ 2026, sem limitar sua finalidade permanente de conformidade legal e governança institucional.

ANEXO 1 - AVISO DE PRIVACIDADE RESUMIDO (PARA FORMULÁRIOS E INSCRIÇÕES)

Texto padrão a ser inserido em formulários físicos e digitais de cadastro, inscrição em eventos e captação de contatos:

ANEXO 2 - TERMO DE CONFIDENCIALIDADE E USO RESPONSÁVEL DE DADOS PESSOAIS

Modelo a ser assinado por dirigentes, conselheiros, colaboradores, voluntários e prestadores com acesso a dados pessoais da APEF: